– Det er enorme skjulte kostnader knyttet til dårlig møtekultur i organisasjoner. Mange sliter med dårlige prosesser. Både planlegging og særlig lukking av møter er et problem. Når møtene er ineffektive kaster man bort mye tid, og får flere umotiverte ansatte.
Det sier Erik Lerdahl, professor i designmetodikk og innovasjonsprosesser ved Universitetet i Stavanger, og grunnlegger av møteverktøyet Coboost. Han peker på at det mange bedrifter mangler nettopp gode verktøy for å få til effektive møter.
– Med riktige verktøy kan du engasjere mange i organisasjonen, få momentum og ta kjappe beslutninger. Man kan innhente informasjon på forhånd, og få folk til å ta stilling til det som skal behandles før møtet. Da har man kommet et godt stykke på vei. Med gode prosesser underveis kan møtet raskt lukkes. Da unngår man at folk går ut av et møte mer forvirret enn da de gikk inn i det. Jeg har sett et enormt behov for nettopp gode verktøy for effektive møter og workshop som sikrer gode beslutningsprosesser, sier Lerdahl.
Les også: Tinder for Bygde-Norge: – De orker ikke mer
Lover færre møter
Forrige uke kom teknologigiganten Amazon med nyheten om at selskapet krever fysisk oppmøte på kontoret fem dager i uken i 2025. Kun sju prosent av store teknologiselskaper krever at ansatte er på kontoret fem dager i uken, sammenlignet med 33 prosent for alle selskaper i USA, ifølge Flex Index, et programvareselskap som sporer bedrifters internpolitikk for hjemmekontor.
I notatet til ansatte lover administrerende direktør Andy Jassy at selskapet skal kutte unødvendige møter for å lette litt på hverdagen.
– Forhåndsmøter for møter før beslutningsmøter er ting vi ønsker å endre, skriver Jassy til de rundt 1,5 millioner ansatte i selskapet. Over 350.000 av dem jobber på kontor.
Les også: UDI snur: Sara Valieva får likevel opphold: – Veldig lettet (+)
Lerdahl tror ikke møter i seg selv er problemet, men heller at gjennomføringen av dem ikke holder mål.
– Løsningen er ikke å fjerne møtene, men å gjøre dem mer effektive. Da trengs færre og kortere møter. Mange har opplevd å sitte i energidrenerende møter hvor man sitter igjen med en følelse av at møtene rett og slett er håpløse. Du vet heller ikke helt hva som skjer videre. Samtidig ser vi mer komplekse problemstillinger som skal løses på tvers av organisasjonens avdelinger eller mellom organisasjoner. Det krever strukturert fasilitering. Det skjer noe magisk når folk faktisk blir enige og har fått muligheten til å delta aktivt. Det gjør at folk får brukt seg selv og at man får en positiv opplevelse av å møtes. Du skaper en god møtekultur.
Les også: SSB-utredning: Uføre bør ikke tjene mer (+)
100 millioner dollar i året
Finansavisen Bloomberg skriver at store amerikanske selskaper kaster bort minst 100 millioner dollar i året på meningsløse møter.
Tallet er basert på en undersøkelse gjennomført av professor i organisasjonspsykologi, Steven Rogelberg, ved universitetet i North Carolina. Han har forsket på møter i 20 år, og sier til avisen at selskaper med mer enn 5,000 ansatte kaster bort rundt 25,000 dollar i året per ansatt som går i møter uten noe kritisk formål.
– Møter styrer oss, og dårlige møter har en enorm kostnad. Du får en møteinnkalling og tenker; jeg trenger ikke å være her, men så sier du likevel ja, sier Rogelberg til Bloomberg.
For å estimere kostnaden av unødvendige møter, beregnet Rogelberg de ansattes timelønn basert på selvrapportert lønn og antall arbeidstimer per uke. Deretter justerte han tall for bedriftenes størrelse.
I undersøkelsen oppgir ansatte at de helst skulle droppet en tredjedel av møtene de deltar i. Kvinner var mer bekymret enn menn for å avslå møter, av frykt for å måtte plage kollegaer senere for å bli oppdatert, ifølge undersøkelsen.
Les også: Trygderettsadvokat: Disse AAP-fellene må du unngå (+)
Les også: Østfold er norgesmestere i utenforskap: – Å ha jobb betyr enormt mye for et menneske (+)
