Uenig i at sjeftilpasning endret på rammeavtale

Torsdag svarer hun på Dagsavisen Fremtidens spørsmål skriftlig om prosessen i forkant av at prosjektleder samferdsel Tor Atle Odberg ble sekretariatets daglige leder. Bakgrunnen er innlegg og artikler i Dagsavisen Fremtiden om konsulentbruken i Buskerudbyen.

Da dere ble kjent med at Rolf Helge Grønås skulle slutte – når valgte styringsgruppa å IKKE foreta en ny ansettelse?

-  På møtet 21. april 2017 i administrativ styringsgruppe ble organisering og styring av bypakkearbeidet drøftet. Samtidig var utredningsprogrammet for Buskerudbypakke 2 under arbeid, og rammene for prosessen var i ferd med å bli lagt. Vi visste at vi hadde foran oss et særdeles krevende og tett program. Det var viktig for samarbeidet å ikke miste fremdriften. Vi ønsket å gjøre flere vurderinger før vi bestemte oss for om vi skulle utlyse stillingen eller ha en midlertidig ordning. På møtet i administrativ styringsgruppe 2. juni var det ny diskusjon rundt organisering og styring av bypakkearbeidet. Det ble vurdert at det var sårbart for fremdriften og resultatet å få inn en helt ny person utenfra til å lede arbeidet. Vi bestemte derfor å foreta en mindre endring i Citiplans avtale, der Tor Atle Odbergs engasjement som prosjektleder i cirka 80 prosent ble utvidet til koordinator for Buskerudby-samarbeidet i 100 prosent. Denne endringen ble ikke gjort i rammeavtalen, men den avtalen som er gjort på et avrop av rammeavtalen. Siden dette bare var en mindre endring, ble det anskaffelsesfaglig vurdert å kunne gjøres innenfor eksisterende avtale. Valget av Tor Atle Odberg ble foretatt etter en helhetlig vurdering basert på faglig kompetanse og personlige egenskaper.

Tor Atle Odberg er prosjektleder fram til 1. juli 2017. Da utvider dere rammeavtalen med Citiplan . Hvorfor gjorde dere det?

-  Nei, rammeavtalen med Citiplan ble ikke utvidet. Det er feil. Innenfor eksisterende rammeavtale hadde Tor Atle Odberg etter avrop gjennom minikonkurranse fått engasjement som prosjektleder samferdsel. Engasjementet hans ble utvidet fra cirka 80 prosent til 100 prosent innenfor eksisterende avrop. Siden dette bare var en mindre endring, ble det anskaffelsesfaglig vurdert å kunne gjøres innenfor eksisterende avtale. Opsjonen for forlengelse av opprinnelig engasjement som prosjektleder samferdsel innenfor rammeavtalen ble ordinært utløst av daværende daglig leder Rolf-Helge Grønås i desember 2016. Det stemmer altså ikke at opsjonen ble utløst i juli 2017.

Andresen mener framstillingen av at det er rammeavtalen med Citiplan AS som endres 1. juli, er feil.
- Nei, vi endret hverken på rammeavtalen med Citiplan eller andre rammeavtaler i juli 2017. Rammeavtalene ble opprinnelig inngått i september 2015 for to år av daværende daglig leder Tore Askim, og opsjon for forlengelse ble utløst med alle konsulentselskapene for ett år i september 2017.

– Åpent for alle

Minikonkurransen dere utlyste 11. desember 2017 på "kjøp av tjenester som daglig leder", førte til at dere bare fikk en tilbyder – Citiplan AS. Forespørselen går til samtlige konsulenter/leverandører innen samferdsel, areal- og transportplanlegging/byutvikling som har rammeavtale med Buskerudbyen,  men ingen andre rammeavtaler har definert tjenester som daglig leder med personalansvar eller lignende i avtalen, som Citiplan har fra 1. juli 2017. Var det mulig for noen av de andre rammeavtalehaverne å få anbudet? ( Tjenesten som daglig leder er ikke definert i "Konsulent samferdsel/areal/transport")

-  Ja, det var en åpen konkurranse innenfor eksisterende rammeavtaler. Vi har rammeavtaler med store selskaper med erfarne medarbeidere som alle kan søke på våre utlysninger. I utlysningen står det at daglig leder vil få administrativ og personalfaglig støtte fra Øvre Eiker kommune. Personalansvaret er en liten del av daglig leders oppgave. Buskerud-sekretariatet er en prosjektorganisasjon som består av fast ansatte og konsulenter med definerte, selvstendige ansvarsområder. Den daglige ledelsen er derfor av betydelig faglig karakter og mindre grad av personalledelse. Oppgavene med å koordinere og utføre utredningsarbeid innen samferdsel, lede enkeltprosjekter og arbeid med Buskerudbypakke 2 og byvekstavtale er de viktigste.

Vi har forelagt dokumentene for Marianne Dragsten. Hun er klar på at utvidelsen av rammeavtalen med Citiplan gjelder et annet marked enn de har hatt avtale på fra før, og er ulovlig. Hvordan vurderte dere at dette ville oppfylle reglene?
- Vi har ikke utvidet rammeavtalen med Citiplan. Det er feil. Personalansvaret er vurdert som en liten del av daglig leders oppgave. Vi har lagt størst vekt på faglige kvalifikasjoner innenfor samferdselsplanlegging.
Buskerud-sekretariatet er en prosjektorganisasjon som består av fast ansatte og konsulenter med definerte, selvstendige ansvarsområder. Oppgavene med å koordinere og utføre utredningsarbeid innen samferdsel , lede enkeltprosjekter og arbeid med Buskerudbypakke 2 og byvekstavtale er de viktigste for sekretariatslederen.I utlysningen står presisert at daglig leder vil få administrativ og personalfaglig støtte fra Øvre Eiker kommune. I prosessen har vi fått anskaffelsesfaglig bistand, og har vurdert at vi oppfyller reglene.

Dragsten sier at om noen klager denne prosessen inn for klagenemnda, ville dere kunne ilegges overtredelsesgebyr på opp til 15 prosent av kontraktsverdien. Hva er din kommentar til det?

- Det er ingen som har klaget denne prosessen inn. På generelt grunnlag er vi opptatt at alle skal ha klagemulighet på offentlige anskaffelser, og vi forholder oss til det hvis de kommer innen ordinær frist.

Det ble kjent at Grønås skulle slutte allerede i mars. Hvorfor kjørte dere ikke en åpen anbudskonkurranse om daglig leder-rollen, slik at selskaper med denne kompetansen kunne søke?

- På møtet 21. april 2017 i administrativ styringsgruppe ble organisering og styring av bypakkearbeidet drøftet. Samtidig var utredningsprogrammet for Buskerudbypakke 2 under arbeid, og rammene for prosessen var i ferd med å bli lagt. Vi visste at vi hadde foran oss et særdeles krevende og tett program. Det var viktig for samarbeidet å ikke miste fremdriften. Vi ønsket å gjøre flere vurderinger før vi bestemte oss for om vi skulle utlyse stillingen eller ha en midlertidig ordning. På møtet i administrativ styringsgruppe 2. juni var det ny diskusjon rundt organisering og styring av bypakkearbeidet. Det ble vurdert at det var sårbart for fremdriften og resultatet å få inn en helt ny person utenfra til å lede arbeidet. Vi bestemte derfor å foreta en mindre endring i Citiplans avtale, der Tor Atle Odbergs engasjement som prosjektleder i cirka 80 prosent ble utvidet til koordinator for Buskerudby-samarbeidet i 100 prosent. Denne endringen ble ikke gjort i rammeavtalen, men den avtalen som er gjort på et avrop av rammeavtalen. Siden dette bare var en mindre endring, ble det anskaffelsesfaglig vurdert å kunne gjøres innenfor eksisterende avtale. Valget av Tor Atle Odberg ble foretatt etter en helhetlig vurdering basert på faglig kompetanse og personlige egenskaper.

LES OGSÅ: Ingen dobbeltroller i Buskerudbyen

Økte timelønna med 20 prosent

Dere søkte etter " en erfaren daglig leder for samarbeidet i 100% engasjement for 1 år fra 1. januar 2018 med mulig utvidelse med ytterligere ett år". Hva var avgjørende for at Odberg fikk oppdraget, når han (ifølge LinkedIn) ikke har erfaring med eller utdanning som inneholder personalledelse?

- Personalansvaret er vurdert som en liten del av daglig leders oppgave. Vi har lagt størst vekt på faglige kvalifikasjoner innenfor samferdselsplanlegging.
Buskerud-sekretariatet er en prosjektorganisasjon som består av fast ansatte og konsulenter med definerte, selvstendige ansvarsområder. Oppgavene med å koordinere og utføre utredningsarbeid innen samferdsel, lede enkeltprosjekter og arbeid med Buskerudbypakke 2 og byvekstavtalen er de viktigste for sekretariatslederen. I utlysningen står dessuten presisert at daglig leder vil få administrativ og personalfaglig støtte fra Øvre Eiker kommune. Valget av Tor Atle Odberg ble foretatt etter en helhetlig vurdering basert på faglig kompetanse og personlige egenskaper.

Tor Atle Odberg satt mens han jobbet i Statens Vegvesens i prosjektgruppen for «Byutvikling 2.0», og har sånn sett særskilt god innsikt i bypakker og visjoner og innretninger for disse. Hvilken rolle spilte det inn i vurderingen?
- God innsikt i bypakker, visjoner og innretninger for disse er særdeles kvalifiserende for jobben som leder av Buskerudby-sekretariatet.
 
Hvor mye øker verdien av kontrakten idet rollen utvides fra å gjelde en faglig prosjektleder, til å gjelde en daglig leder?

- Engasjementet økte fra ca 80% til 100% - innenfor eksisterende avrop. Siden dette bare var en mindre endring, ble det anskaffelsesfaglig vurdert å kunne gjøres innenfor eksisterende avtale. Timeprisen ble økt med 20% for utvidet funksjon.

LES OGSÅ: Mener det var alvorlige regelbrudd da konsulent ble sjef