Slik sletter kommunen sine spor

Arkivloven skal sikre at dokumentasjon av kulturelle og forskningsmessige verdi, og dokumenter som inneholder rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon, blir arkivert på en tilfredsstillende måte. Etter bestemmelsene i Offentleglova § 10 første setning, er kommunen pliktig til å føre journal etter reglene i Arkivloven med forskrifter. Innsyn i journalen – der alle saksdokumenter skal registreres – og dokumentoversikten som følger saksmappene, er viktige forutsetning for borgernes innsynsrett.

Men det oppstår problemer fordi dokumenter ikke registreres i journalen. I flere kommuner er journalene enten ikke oppdatert, eller de er mangelfulle. Journalister og andre finnere ikke i journalen saker som har vært eller er under behandling i kommunen. Vi oppdager det også når dokumenter som finnes i den offentlige elektroniske postjournalen (OEP), ikke er registrert i kommunens postjournal. Ofte kan det være dokumenter med et ubehagelig innhold. Hvis dokumentet er et pålegg fra et departement, kan dokumentet først bli journalført etter at pålegget er gjennomført.

Et problem mange journalister påpeker, er at saksdokumenter blir liggende på saksbehandlerens datamaskin. Det har hendt flere ganger at innsynskrav er blitt avvist med den begrunnelsen at dokumentene som etterspørres, ikke finnes. Men etter noen runder har dokumentene dukket opp. Det er selvfølgelig ytterst alvorlig hvis saksdokumenter ikke arkivers. Problemer også stort når det gjelder SMS-meldinger som befinner seg på medarbeidernes telefoner. Men både SMS-meldinger og e-poster er å betrakte som helt ordinære dokumenter.

En annen måte å skjule sine spor på, er å avslå innsynssøknader i strid med loven. Offentleglova åpner for unntak, men gang på gang ser vi at kommunen anvender loven feil. Taushetsbelagte opplysninger skal alltid unntas, men ofte unntar kommunen unntar langt flere opplysninger enn den har anledning til. Mange dokumenter unntas feilaktig som interne dokumenter. Det gjelder både dokumenter som kommer utenfra til en bestemt sak, og dokumenter som sirkulerer internt i kommunen, men som ikke er interne i lovens forstand. Telefonsamtaler med en ekstern part i en sak som har betydning for saken, skal nedtegnes i et dokument underlagt Offentleglova. Det samme gjelder befaringer, ifølge Forvaltningsloven,

Men politikerne har også sine knep. Loven fastslår at alle - som en hovedregel - har rett til å være til stede på møter i folkevalgte organer, og at døren bare kan lukkes med hjemmel i loven. Men ofte lukkes døra i strid med lovens innhold og krav til prosedyre. I de verste tilfellene nektes også politikerne å uttale seg om det som skjer på møtene bask de lukkede dørene. Politikerne sammenkalles også til orienteringsmøter, formøter eller felles gruppemøter de hevder ikke er møter i lovens forstand. Men der to eller tre er samlet, er loven midt i blant dem.

I Arendal hadde ordføreren et ønske om at gruppelederne i bystyret deltok på møter med rådmannen. Det ble understreket at det ikke ble truffet avgjørelser på møtet. Men Sivilombudsmannen slo fast at det var et møte i et folkevalgt organ, og ba kommunen merke seg ombudsmannens kritikk og innrette sine rutiner slik at reglene om møteoffentlighet blir fulgt. I sak 2014/3082 som gjaldt møteoffentlighet i Hobøl kommune, fastslo Sivilombudsmannen at det avgjørende er ikke om møtet gjennomføres i en av kommunens formelle organer. At møtet er en engangsforeteelse spiller heller ingen rolle. Er det avtalt at politikerne skal møtes for å snakke om saker de skal behandle som politikere, er det et møte etter loven, som må følge lovens hovedkrav til åpne dører. Et sikkert tegn på at det er et møte er at rådmannen er med.

Listen er lang og oppfinnsomheten er stor. Vi kunne peke på manglende innkallinger og dagsorden i forkant av møter, og dårlig førte møtebøker i den andre enden. Det blir heller ikke bedre, Det virker som ansatte i forvaltningen ikke vil godta at det er borgerne som eier forvaltningen og pengene.