Har den faste kontorplassen gått ut på dato?

I et intervju med Dagsavisen 28. mai 2023 deler arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland tanker om kontorarbeidsplasser. Påstandene til Skjæveland synes å være grunnlagt i hans egne observasjoner og erfaringer fra sitt arbeid i konsulentselskapet Mellomrom Arkitekturpsykologi, heller enn vitenskapelig forankret kunnskap om kontorarbeid og kontorløsninger.

I og med at en del av påstandene til Skjæveland ikke samsvarer med funn fra forskning på kontordesign, har vi behov for å supplere og nyansere noen av poengene til Skjæveland med konkrete forskningsresultater.

Skjæveland hevder at «clean desk-trenden er mer forsvarlig ut fra miljøperspektiv, skattebetalerperspektiv og et arbeidsmiljøperspektiv». Denne påstanden støttes ikke av forskning. To nyere studier av norske arbeidstakere viser nemlig at arbeidstakere i åpne kontorlandskap har betydelig høyere sannsynlighet for egenmeldt og legemeldt sykefravær sammenlignet med arbeidstakere i som jobber på enekontor.

Det er også funnet at ansatte i åpne og delte kontorløsninger har økt risiko for uføretrygd sammenlignet med ansatte på cellekontor, selv etter kontroll for andre kjente risikofaktorer for uføretrygd som alder, kjønn, personlighetspreferanser og yrkeskategori.

Ifølge NHO er sykefravær forbundet med en rekke ekstrakostnader for en virksomhet, inkludert lønnskostnader første 16 dager, produksjonstap, utgifter til vikar, forsikringer, arbeidsgiveravgift og pensjonsinnbetalinger for sykmeldte medarbeidere. Langtidssykefravær og uføretrygd har i tillegg betydelige kostnader for velferdsstaten.

Med utgangspunkt i disse funnene er det dermed usikkert om åpne og delte kontorløsninger som «clean desk» er mer forsvarlig ut ifra et skattebetalerperspektiv, selv når man tar arealbesparelse med i regnestykket.

Ansatte i delte og åpne løsninger rapporterer mindre samhandling med kolleger, samt dårligere sosiale relasjoner på arbeidsplassen.

Når det gjelder arbeidsmiljø viser studier som har fulgt arbeidstakere over tid at ansatte opplever økte forstyrrelser og konsentrasjonsproblemer, samt reduksjon i kvalitet på kollegarelasjoner, privathet, jobbtilfredshet og produktivitet etter flytting fra cellekontor til åpne og delte løsninger. Forskning støtter dermed heller ikke at åpne kontorløsninger er mer forsvarlig ut ifra et arbeidsmiljøperspektiv.

Arkitekturpsykologer og interiørdesignere vil kanskje hevde at aktivitetsbaserte kontorkonsepter med soneinndelte landskap og fritt plassvalg vil adressere noen av disse arbeidsmiljøutfordringene. En ny kunnskapsoppsummering tyder imidlertid på at også disse løsningene er forbundet med mange av de samme arbeidsmiljøutfordringene som åpne kontorløsninger generelt.

Skjæveland hevder videre at «kommunikasjonen i hvert fall flyter enklere i åpent landskap». Denne påstanden finner heller ikke støtte i forskning.

I en studie som undersøkte samhandling og kommunikasjon med objektive kartleggingsverktøy blant ansatte i to multinasjonale selskaper etter en omorganisering fra cellekontor til åpne løsninger, ble det funnet at ansikt-til-ansikt-kommunikasjon ble redusert med hele 70 prosent. Bruk av elektronisk kommunikasjon steg tilsvarende etter flytting.

[ Sintef-forsker: Slik kan fryktkulturer i arbeidslivet kveles i fødselen ]

Tilsvarende funn ble gjort i en systematisk litteraturgjennomgang av 31 vitenskapelige studier på kontorarbeidstakere. Her ble det påvist at ansatte i delte og åpne løsninger rapporterer mindre samhandling med kolleger, samt dårligere sosiale relasjoner på arbeidsplassen.

Alt i alt er det altså svært lite som tyder på at faste kontorplasser på eget kontor har gått ut på dato. Tvert imot synes denne type kontorløsning å ha betydelige fordeler for arbeidstakere, virksomheter og velferdsstaten.

Det er flott at Skjæveland stortrives med såkalt «clean desk». Men som han selv nevner skal man være forsiktig med å generalisere fra egne erfaringer basert på enkeltobservasjoner og anekdotiske bevis. Ovennevnte forskning viser nemlig at de fleste arbeidstakere ikke vil trives like godt som Skjæveland i åpne og delte kontorløsninger.

Vår anbefaling er derfor at virksomheters valg av kontorløsninger bør være evidensbasert heller enn følelsesstyrt.

[ Ekspert: – Femdagers kontoruke er «utrydda» ]

[ Microsoft innførte firedagersuke i Japan. Resultatene var over all forventning ]