Eh... Innsyn? På ingen måte. Journalen til flere statlige etater er ikke oppdatert på mange måneder

– Dette er et demokratisk problem, sier Kristine Foss, rådgiver og jurist i Norsk Presseforbund, og ekspert på offentlighet.

eInnsyn.no skal være en kilde til siste nytt om inn- og utgående post og interne dokumenter i 115 offentlige virksomheter, men i praksis byr nettstedet i stor grad bare på gammelt nytt.

Eksempelvis er nyeste brev i postjournalen til Norsk Romsenter datert 18. januar 2018, mens for Justervesenet er datoen 1. februar i fjor. Medietilsynet «logget av» 11. juni i fjor, mens Norske Helsenett gjorde det 3. desember.

– Når du ikke får vite hva som skjer i konkrete saker, og heller ikke får kjennskap til saker, undergraver det innsynsretten og offentlighetsloven, og det er ikke bra, sier Foss.

Les også: Advarer mot demokratiets forfall: – Denne utviklingen er livsfarlig dersom vi ikke setter foten ned 

– Virksomhetenes ansvar

Difi, direktoratet for forvaltning og IKT, toer sine hender.

– Statlige organer omfattet av plikten til å publisere journal, skal publisere på eInnsyn. Det er virksomhetenes ansvar å publisere på eInnsyn, sier kommunikasjonsrådgiver Are Kvistad i Difi.

Tirsdag kunne Dagsavisen fortelle at Jernbanedirektoratet ikke har oppdatert postjournalen sin på eInnsyn siden 29. oktober i fjor. Kommunikasjonssjef Svein Horrisland forklarte dette med «store tekniske problemer med å få lastet opp til eInnsyn siden oppgraderingen av vårt arkivsystem i månedskiftet oktober/november i fjor».

Kvistad bekrefter at Jernbanedirektoratet langt fra er alene om å ha problemer.

– Det skjer fra tid til annen at offentlige etater opplever tekniske problemer med overføring til eInnsyn.

– Hvor utbredt er problemet?

– I februar 2018 ble OEP (Offentlig Elektronisk Postjournal) erstattet med eInnsyn. For de 115 offentlige virksomhetene som bruker eInnsyn, medførte dette en ny måte å koble seg til løsningen på. Det kan være at det for noen har oppstått en feil i overføringen som ikke er blitt oppdaget. Videre er enkelte av virksomhetene ennå i oppstartsfase og jobber med tilkobling og overføring til eInnsyn. Vi har dialog med disse for å bistå så langt vi kan.

– Hvor mange er dere i slik dialog med?

– Det er virksomhetene sitt ansvar å publisere på eInnsyn. For noen er dette en tidkrevende prosess for å komme i gang. Difi bistår de som ønsker å koble seg til.

Saken fortsetter under bildet.

Dette er eInnsyn, hvor du skal ha tilgang til journalen til godt over 100 statlige virksomheter i Norge. Men det har du ikke. En rekke virksomheter klarer fortsatt ikke å legge inn posten sin der selv om det er halvannet år siden portalen ble åpnet. Foto: Skjermdump

Følg Dagsavisen på Facebook og Twitter!

– Har ingen oversikt

– Er postjournalene til virksomhetene det er snakk om, tilgjengelige på andre måter?

– Difi har ingen slik oversikt, svarer Kvistad.

– Som nevnt er det den enkelte virksomhet som har ansvar for å oppfylle kravene. Statlige organ omfattet av plikten til å publisere journal, skal publisere på eInnsyn. Fylkeskommuner og kommuner er ikke omfattet av plikten, men kan publisere journal på frivillig basis. Disse kan også publisere på eInnsyn dersom de ønsker det. De kan også velge andre kanaler, for eksempel egne nettsider, fortsetter han.

– Når kan eInnsyn gi en oppdatert oversikt over postjournalene til alle de 115 aktuelle virksomhetene?

– Det kan vi ikke svare på, siden det påligger virksomhetene å koble sine interne sak- og arkivsystemer til eInnsyn.

– Hva bunner problemene i?

– Det er nok flere årsaker. Som nevnt medførte overgangen fra OEP til eInnsyn i 2018 en ny måte å koble seg til løsningen på. Det kan være at det for noen har oppstått en feil i overføringen som virksomheten ikke har oppdaget. Dette må virksomhetene selv følge opp, siden Difi ikke overvåker overføringene fra den enkelte virksomhet inn til løsningen. Det kan som sagt også være virksomheter som fortsatt jobber med den tekniske løsningen for å koble seg til eInnsyn.

Les også: Moxnes: – Kapp direktelinja til First House, Erna

– Burde varslet

Kristine Foss i Norsk Presseforbund, understreker at postjournaler skal være oppdatert til enhver tid.

– Det burde ha vært varslet på eInnsyn hvis postjournalen ikke er oppdatert, eller så bør de som har forsinkelser på eInnsyn, sørge for oppdatert informasjon om dette på sine egne nettsider. Formålet med eInnsyn er jo å kunne følge saker når de er aktuelle. Det er ikke godt nok slik det er nå, sier Foss.

Synnøve Farstad, direktør HR og kommunikasjon i Norsk helsenett, forklarer den manglende oppdateringen av postjournalen med «tekniske utfordringer med integrering av ulike løsninger».

– Vi jobber med å få løst disse, og da vil vi igjen publisere postjournalen på eInnsyn. Vi er opptatt av å legge til rette for innsyn, og skal publisere offentlig postjournal på eInnsyn så snart vi har fått løst de tekniske problemene. Inntil det er gjort, er postjournalen tilgjengelig på forespørsel, og da kan man få tilsendt journal for den perioden man ønsker ved å henvende seg til arkiv@nhn.no, sier Farstad.

Marianne Moen, avdelingsdirektør kommunikasjon i Norsk Romsenter, forklarer at «vi mangler en funksjonalitet for å tagge personnavn i journalen, noe som er et krav. Arkivleverandøren holder på å utvikle denne funksjonaliteten og sier de er klare til å rulle den ut snart».

– Postjournalen er tilgjengelig ved henvendelse til oss. Hvis noen vil ha den, er det bare å angi dato fra-til, så tar vi den ut og sender den, tilføyer Moen.

Informasjonssjef Thomas Framnes i Justervesenet, melder om «datatekniske problemer tilknyttet sikker overføring av våre data til e-innsyn».

– Dette er noe vi jobber sammen med leverandøren for å få ordnet. Postjournalen er ajour og ligger klar for overføring når leverandøren har en sikker løsning på plass for oss, sier Framnes.

Direktør i Medietilsynet, Mari Velsand, kommenterer den manglende oppdateringen av postjournalen slik:

– ­Først og fremst er det viktig å understreke at vi ikke holder tilbake informasjon. I Medietilsynets systemer er det logget at våre saker er overført til eInnsyn løpende, men på grunn av tekniske problemer har ikke våre offentlige journaler blitt lastet opp til systemet siden i slutten av desember 2018. Vi beklager at dette ikke har blitt oppdaget tidligere, men nå fungerer systemet slik det skal. Vi har også etablert nye rutiner for å sikre at vi oppdager det umiddelbart dersom det forekommer feil i opplastingen, sier Velsand.

Les også: Ap krever gransking av jernbaneanbudene: – Vår klare oppdatning er at all praten om kvalitet ikke er reell 

Dette er eInnsyn

* En felles publiseringstjeneste for statlige virksomheter og Oslo kommune.

* Er et samarbeid mellom staten ved Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), og Oslo kommune.

* Virksomhetene bruker tjenesten til å publisere postjournalene sine på internett. Postjournalene blir deretter samlet i en felles søkbar database.

* I eInnsyn kan man søke opp dokumenter og be om innsyn i dem.

* Ønsker om innsyn blir sendt til den virksomheten som er ansvarlig for journaloppføringen.

* Bestillingen blir deretter behandlet av virksomheten som et innsynskrav, og svaret kommer direkte fra virksomheten.