Starter 2019 med sin største satsing så langt Public 360

– Dette er et kjempeprosjekt, kanskje det største systemskiftet de tre vil gjennomføre i forbindelse med kommunereformen, sier byarkivar Tom Oddby om plattformbyttet som først og fremst blir merkbart for saksbehandlere og andre kommuneansatte. For publikum vil brukeropplevelsen være den samme, til nye hjemmesider er klare samtidig som Nye Drammen ser dagens lys om et år.

TAKK FOR DET GAMLE: Husker du disse sakene fra 2018?

Frykter ikke kaos

De tre kommunene har hittil jobbet i to ulike systemer, som nå byttes ut med ett felles nytt system, kalt Public 360, levert av den nordiske giganten Tieto. Framover skal dermed et nytt grensesnitt tas i bruk av nær 2.000 ansatte – men Oddby frykter ikke kaos.

– Nei, vi har jobbet i to år med dette og føler oss trygge på at vi har god kontroll. I store prosesser kan det selvsagt skje overraskelser, men vi har testet og testet, også integrasjonen med løsninger som vi allerede bruker, sier han.

Romjulen er brukt til å gjøre de siste forberedelser slik at saks- og arkivsystemet, som første delprosjekt i ilden, er på plass.

På overtid

Selv om det er skreddersydd etter en omfattende kravspesifkasjon og påfølgende anbudsrunde, er systemet langt fra uprøvd. – Det er i bruk flere steder innen offentlig forvaltning, og vi har sett på brukererfaring fra andre kommuner, med Fredrikstad som en av de store, sier Oddby.

Hva har vært spesielt utfordrende?

– Særlig for Drammen er det mest utfordrende at vi har driftet den løsningen vi har hatt hittil, såpass lenge. Den er veldig på overtid, og så gammel at den ikke supporteres av nåværende leverandør lenger. Utskiftningen har tatt lenger tid enn man trodde, og Drammen har valgt å ikke oppgradere underveis, sier Oddby.

Innføringen av det nye er mindre krevende, tror han, og viser til kurs i systemet som har hatt stor oppslutning i november og desember, i form av klasseromsundervisning og e-læring.

– Vi har fått god tilbakemelding fra mange ledere på kursene, og jeg føler meg sikker på at vi starter nyåret med noe som er godt forankret og ligger i pannebrasken til alle saksbehandlere som skal i gang i dag.

Backup på huset

Drammen har fått ansvar for å drifte brukerstøtte for alle tre kommunene, og via et felles nummer får de som trenger support kontakt med to dedikerte personer i byarkivet.

– Folk skal oppleve kvalitet i alle ledd – og da må det sitte noen der hver dag fra 8-16 dette året. Vi tar ikke sjansen på å sette ut denne type support til andre, forklarer Oddby.

I løpet av januar kommer også en Public 360-app på plass som skal gjøre brukeropplevelsen for de ansatte enda bedre.