Statsforvaltningens postjournaler (3 mill. innførsler i året) legges ut på nettet i OEP (Offentlig elektronisk postjournal), og hvem som helst kan søke fram dokumenter og kreve innsyn. Det kom 200.000 slike krav i 2015. Før jul presenterte statsråd Jan Tore Sanner planene om en utvidet utgave av OEP, hvor også dokumentene legges ut. Da slipper man å gå til forvaltningen for å få innsyn. Tjenesten blir enda bedre, forvaltningen sparer penger.
OEP dreier seg i sin helhet om digitale statlige arkiver. Data hentes fra en rekke arkivdatabaser, og kvalitet og effektivitet avhenger av standardiserte arkivsystemer. Standardisert journalføring startet alt på 1980-tallet, og standarden Noark ble senere tilpasset digitale dokumentarkiver og spesialiserte saksbehandlingssystemer. Den bidrar vesentlig til arkivenes høye kvalitet og tilgjengelighet, og den står fortsatt sentralt som redskap i møtet med nye utfordringer.
Den digitale tidsalder for arkiv er altså mer enn 30 år gammel, og ulike typer digitale utfordringer har vært håndtert av det statlige Arkivverket i hele perioden. I lys av dette blir det underlig når dagens riksarkivar går ut i pressen med at etaten står overfor en ny utfordring, digitale arkiver, og at dette krever omorganisering. Tvert imot, uten kjennskap til hva som har foregått på feltet, positivt og negativt, står man dårlig rustet til å møte utfordringene. Det kreves kunnskap og innsikt, både om IT, arkiv og samfunnets behov.
Stadig flere systemer i forvaltningen utfører automatiserte oppgaver som skal dokumenteres i henhold til lovhjemlede regler for arkiv. Både kvalitet og effektiv bevaring avhenger av at slike funksjoner bygges inn i systemene fra starten av, men dette skjer sjelden. Et samarbeid mellom de systemansvarlige i forvaltningen og faginstansen Arkivverket vil gi resultater med en begrenset ressursinnsats.
Men det kreves politisk vilje for å få det til. Det blir neppe nok påtrykk uten at det tas inn i programmet for digitalisering av offentlig sektor. Gevinsten er en betydelig rasjonalisering av statens funksjoner for arkivbevaring, og store muligheter for gjenbruk av offentlige data. Spørsmålet er: skal staten dokumentere sin virksomhet også fra vår tid, eller går man inn i en gryende demens – hvor samfunnets hukommelse forvitrer. Et nært samspill mellom Kommunaldepartementet og Kulturdepartementet må til for å lykkes. Statens arkivfunksjoner krever profesjonell og helhetlig styring.